Can Hybrid Training Work? Robert Kienzle

Autor zachęca do refleksji nad wykorzystaniem form hybrydowych do prowadzenia zajęć. Formy hybrydowe to takie, w których część uczestników przebywa w sali szkoleniowej a część wirtualnie (zdalnie). Zajęcia dzieją się synchronicznie.

W pierwszej kolejności warto rozważyć czy rzeczywiście zajęcia hybrydowe będą najlepszym rozwiązaniem. Alternatywnie można przeprowadzić dwie sesje. Jedna w formie stacjonarnej a jedna w formie zdanej. Przy takim podejściu może okazać się łatwiej przygotować i przeprowadzić zajęcia, zaangażować uczestników. Stworzenie zajęć hybrydowych wiąże się z wieloma wyzwaniami, których pokonanie może być bardziej kosztochłonne. Sesja hybrydowa prawdopodobnie będzie wymagać tyle samo lub więcej czasu na przygotowanie, co dwa oddzielne warsztaty. Będzie to wymagało stworzenia różnych zestawów instrukcji, zaaranżowania rozwiązań technicznych i aplikacji oraz czynności testowych. Idealne warsztaty hybrydowe obejmują funkcję producenta lub współprowadzącego, co jest kolejnym kosztem, którego warsztaty jednoformatowe mogą nie potrzebować. Trzeba uwzględnić również wymagania technologiczne - interaktywne działania hybrydowe mogą wymagać rozwiązań, takich jak mikrofony konferencyjne lub specjalne aplikacje. Mogą wymagać pomieszczenia typu smartroom wyposażonego w gotową do użycia technologię hybrydową. Takie pomieszczenia skracają czas konfiguracji i dodatkowe koszty techniczne.

Forma hybrydowa ma duży potencjał ze względu na możliwość spotkania ludzi na odległość Jednak, aby zrealizować dobre zajęcia hybrydowe potrzebne jest przemyślenie i przygotowanie właściwego środowiska do pracy. Autor podpowiada serię wskazówek dotyczących technologii w salach szkoleniowych.
Mikrofony i głośniki. Sesje hybrydowe stwarzają ryzyko, że uczestnicy wirtualni nie będą w stanie wyraźnie (lub w ogóle) słyszeć uczestników fizycznych. Podobnie wirtualni uczestnicy, nawet korzystający z dedykowanych mikrofonów lub zestawów słuchawkowych, mogą być wyraźnie słyszani przez trenera lub osoby siedzące w pobliżu głośnika. Osoby oddalone od tego miejsca będą miały trudności. Niektóre rozwiązania audio obejmują zestawy głośnomówiące w stylu konferencyjnym umieszczone w pomieszczeniu.
Innym problemem związanym z dźwiękiem jest zapewnienie, że wszyscy uczniowie wyraźnie o w jednym czasie oraz słyszą głos facylitatora. Oprócz urządzeń fizycznych prowadzący powinien zaplanować procedury wyciszania i anulowania wyciszenia i głośności, aby uniknąć tzw. pętli audio. Jeszcze bardziej skomplikowane, wyobraź sobie mieszane grupy podgrup (zarówno osobiste, jak i wirtualne) w jednym pokoju.
Wizualizacje i wyświetlacze. Wyświetlanie slajdów i treści dla wszystkich wymaga przetestowania. Czy kamera internetowa odpowiednio przechwyci ekran projektora lub telewizora? Czy przetestowano zarówno poranne, jak i popołudniowe warunki oświetleniowe?
Udostępnianie ekranu wideokonferencji i aplikacje wirtualnego tła to świetne rozwiązania dla wirtualnych uczestników. Prezentacja slajdów. Czy trener użyje dwóch komputerów do zmiany slajdów dla dwóch typów uczestników? Czy będzie potrzebna dodatkowa osoba do klikania dwóch urządzeń lub pilotów. Czy platforma wideokonferencyjna będzie miała fizyczny wyświetlacz, aby można było widzieć wirtualnych uczestników? Czy uczestnicy będą mieli własne urządzenia, aby uzyskać dostęp do platformy wideokonferencyjnej? A jeżeli mają mają urządzenia do wideokonferencji, to może warto zrealizować w pełni wirtualny warsztat?

Wyświetlanie udostępnionych aplikacji i ekranów. W jaki sposób zapewnić jednoczesny dostęp do tablic roboczych? Czy w przypadku tablicy fizycznej wystarczy tablica z dedykowaną kamerą internetową skierowaną na nią? Wówczas kto doda na niej wpisy wirtualnych uczestników? Czy może aplikacja wirtualnego tablicy będzie lepsza?

Kamery internetowe. Korzystnie jest, jeśli uczestnicy fizyczni widzą uczestników wirtualnych i na odwrót. Czy w pokoju jest potrzebny drugi wyświetlacz (telewizor lub ekran projektora), aby uczestnicy osobiście widzieli uczestników wirtualnych, i czy będzie to wymagało drugiego komputera moderatora? Czy wyświetlacze będą wystarczająco duże, aby w sposób widoczny zobaczyć okienka z uczestnikami? Czy skonfigurować drugą, trzecią lub czwartą kamerę internetową, aby uchwycić mniej osób w kadrze? Jeśli tak, w jaki sposób te kamery internetowe połączą się z platformą wideokonferencyjną? Właściwe testowanie wyświetlaczy, elementów wizualnych i filmów będzie wymagało czasu i pomocy ze strony innych.

Interakcje hybrydowe. W jaki sposób zrównoważyć stwarzanie wirtualnym i fizycznym uczestnikom możliwości zaangażowania się? Jednym z rozwiązań jest przygotowana lista kontrolna wskazująca, kto będzie zdalnie a kto fizycznie oraz narzędzia przypominania o wirtualnych uczestnikach i ew. wpisach na chacie lub na wirtualnych tablicach.
Można też przypisać dodatkowe role fizycznym uczestnikom, którzy w imieniu grupy mogą oglądać emotikony, czaty lub podniesione ręce na platformie wideokonferencji.
Podczas dyskusji w całej grupie facylitatorzy mogą potrzebować korzystać z tablic, okienek czatu i innych aplikacji do nagrywania. W związku z tym uczestnicy mogą potrzebować wskazówek — w formie zasad lub kodeksów postępowania — dotyczących sposobu interakcji.

Dzielenie na podgrupy. Generalnie lepiej jest nie mieszać uczestników fizycznych i wirtualnych do pracy w małych grupach. Grupy fizyczne mogą nie potrzebować technologii do zrealizowania np., dyskusji. Wirtualni uczestnicy mogą komunikować się ze sobą za pośrednictwem wirtualnej platformy, istniejących zestawów słuchawkowych i wirtualnych pokoi podgrup. Grupy mogą stosować odpowiedniki np. grupa w Sali pracuje z dokumentem a grupa wirtualna na pliku pdf. Trzeba pamiętać, że logistyka pracy grup może się różnić i powodować różnice w tempie pracy. Znacznie bardziej skomplikowane jest tworzenie małych grup składających się zarówno z uczestników fizycznych, jak i wirtualnych. Uczestnicy fizyczni będą musieli uzyskać dostęp do wirtualnych narzędzi, aby wchodzić w interakcje z członkami wirtualnej grupy. Będzie potrzebne ustalenie czy uczestnicy mogliby opuścić salę szkoleniową i zalogować się na komputerach stacjonarnych? Jeśli nie, to czy ustalono, aby uczestnicy przynieśli na sesję własne laptop lub inne urządzenia do pracy zdalnej. Jeżeli fizyczni członkowie podgrup będą pracowali w jednym pomieszczeniu to czy wszyscy będą mieli zestawy słuchawkowe, aby systemy głośnikowe nie emitowały dźwięku? Jeżeli uczestnicy będą mieli dostęp do oddzielnych pomieszczeń do komunikacji z wirtualnymi uczestnikami, to czego potrzebujemy, aby je skonfigurować? Czy potrzebne są specjalne procedury postępowania do pracy w pokojach?

W porównaniu z zajęciami w formie stacjonarnej lub wirtualnej, warsztaty hybrydowe są bardziej podatne na nieoczekiwane przeszkody, problemy techniczne i błędy logistyczne. Jednak pierwszą kluczową umiejętnością moderatora jest świadomość środowiska hybrydowego i koncentracja na równości dostępu i zaangażowaniu wszystkich uczestników.