Artykuł: „Division of Labor”, Kassy LaBorie

Podział pracy przy szkoleniach online

Trudno uwierzyć, by był wśród edukatorów w ostatnim roku był ktoś, komu w trakcie szkoleń zdalnych nie zawiesił się Internet, platforma nie odmówiła posłuszeństwa lub wśród uczestników nie znalazł się ktoś, kto mimo wcześniej przesłanej instrukcji nie mógł się zalogować się na szkolenie. I tak, zamiast rozpocząć o 9.00, start kursu przeciągał się o 15, 20 albo i 30 minut. W rezultacie trzeba się było później zmierzyć z niezadowoleniem i zniecierpliwieniem tych, którzy do szkolenia byli gotowi na czas.
Czy na te scenariusze są zawsze skazani trenerzy szkoleń zdalnych? Czy trzeba pogodzić się z perspektywą, że tak kiedyś zdarzy się każdemu? Wg autora artykułu „Division of labor” – niekoniecznie. Na podobne trudności narażeni są przede wszystkim ci, którzy próbują samodzielnie stworzyć i przeprowadzić szkolenie on-line. A tymczasem w nowej rzeczywistości zdalnych szkoleń prowadzący potrzebuje zaplecza – wsparcia technicznego, kogoś, kto weźmie na siebie zadania związane z obsługą programu, pomocą mniej „internetowym” uczestnikom. A jak Ty – Trenerze radzisz sobie z realizacją szkoleń zdalnych? Sam ogarniasz sprawy techniczne czy sięgasz po wsparcie w tym zakresie?

Artykuł "Division of Labor” traktuje o problemie, jakim jest niemożliwość przygotowania dobrego szkolenia on-line przez jedną osobę odpowiedzialną za każdy jego aspekt. Jednej osobie trudno jest zrobić wszystko i jednocześnie być we wszystkim dobrym.

Nowa rzeczywistość
Bez względu na używaną platformę do szkolenia online, zarządzanie technologią podczas prowadzenia szkolenia powinno być nazywane produkcją, a osoba odpowiedzialna za ten proces – producentem. Jeśli w procesie zabraknie osoby odpowiedzialnej za szczegóły techniczne – ucierpieć na tym może zaangażowanie uczestników.

Czym jest produkcja wirtualnych szkoleń?
Techniczne ustawienia szkoleń online niekoniecznie muszą mieścić się w zakresie wiedzy lub umiejętności prowadzących je trenerów, prezenterów i moderatorów. Wirtualna produkcja obejmuje planowanie, konfigurację, zarządzanie w trakcie sesji i monitorowanie wszystkich szczegółów technicznych i logistycznych wymaganych do udanego i angażującego wydarzenia wirtualnego. Zadania te wykonuje producent. Jeśli chodzi o zarządzanie w trakcie sesji, producenci demonstrują i uczą skutecznego korzystania z narzędzi platformy internetowej, prowadząc uczestników do łączenia się i zarządzania dźwiękiem, używania czatu do komunikowania się, komentowania, uczestniczenia w zajęciach grupowych i nie tylko. Wspierają moderatora i uczestników podczas przygotowania, uruchomienia i podsumowania działań podczas wydarzenia na żywo.

Różne role producenta
• Producent techniczny – jest to osoba, która zna wszystkie szczegóły techniczne platformy i jest przygotowana do korzystania z każdej funkcji w razie potrzeby. Zarządza on pojawiającymi się potrzebami technicznym, aby sesja przebiegała płynnie.
• Producent wspomagający – to osoba, która może również przejąć nauczanie lub prezentację treści, zgodnie z planem lub w sytuacji awaryjnej. To idealna sytuacja, gdy o szczegóły techniczne dba trener, który równocześnie może wspierać prowadzącego merytorycznie, częściowo go zastępować.
• Producent startowy – jest to osoba, która asystuje tylko przy otwarciu sesji. Pomaga wszystkim połączyć się, a następnie wychodzi po pierwszych 15 minutach.

Najlepszy producent startowy
Dobrym wyborem na producenta startowego jest trener przygotowujący się do roli trenera online. Współpraca z doświadczonym wirtualnym trenerem i odpowiedzialność za wszystkie techniczne aspekty sesji umożliwia początkującym wirtualnym trenerom przygotowanie się do roli pełnoprawnego prowadzącego.

Kolejnym dobrym wyborem może być koordynator szkolenia. Jest to osoba, która prawdopodobnie już pomaga ludziom w innych szczegółach logistycznych szkolenia, jest przez nich znana. Dysponując odpowiednią wiedzą, może pomóc uczniom w nawiązaniu kontaktu, przeprowadzić przez ewentualne problemy z logowaniem. Ma ułatwione zadanie, gdyż wcześniej się już z nimi komunikowała.
Trzecią osobą idealnie nadającą się na producenta startowego jest każdy członek zespołu wsparcia technicznego, ponieważ jest on już zaznajomiony z pomaganiem osobom z potrzebami technicznymi.

Główne zadania producenta startowego
• Odpowiadanie na maile i telefony osób potrzebujących pomocy, producenci powinni zapewnić uczestnikom informacje kontaktowe w celu uzyskania wsparcia.
• Rozpoczęcie wydarzenia oraz sprawdzenie czy wszystkie systemy oraz materiały są gotowe. Przed szkoleniem powinno odbyć się sprawdzenie ankiet, slajdów i innych zaplanowanych interakcji.
• Pomoc uczestnikom w połączeniu się z sesją oraz w uruchomieniu kamery i mikrofonu.
Dostarczanie lepszego doświadczenia naukowego

Dzięki umiejętnemu zarządzaniu technologią, uczeniu się jej, zwracaniu na nią uwagi i wykorzystywaniu jej do skutecznego łączenia się z uczestnikami na całym świecie, trener jest w stanie stworzyć i dostarczyć najbardziej odpowiednie, aktualne i dostępne doświadczenie naukowe. Producenci szkoleń wirtualnych powinni: posiadać umiejętność zarządzania technologią, wyraźnie się komunikować, zapewniać wsparcie użytkownikom oraz trenerom.